Conditions générales

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE, DE PRESTATIONS DE SERVICES ET DE LOCATION

SARL Var Organisation

Les présentes Conditions Générales de Vente, de Prestations de Services et de Location sont applicables à compter du 28.11.2025.

Elles annulent et remplacent les précédentes Conditions.

ARTICLE 1 - Généralités

Sauf stipulations contraires, spécifiées sur le devis ou par contrat, les prestations, marchés et locations qui sont confiés à Var Organisation sont soumis aux présentes conditions générales de vente, de prestations de services et de location, qui prévalent sur toutes les autres dispositions.

ARTICLE 2 – Commande et livraison

2.1 Modalités de validation de commande

Un devis personnalisé est nécessaire pour chaque animation, location ou prestation. A ce titre les renseignements portés sur les plaquettes, catalogues, site internet ou tous les autres documents n'engagent en aucun cas la société Var Organisation qui se réserve le droit d'apporter toutes modifications aux indications fournies sur ses supports de communication. Les tarifs affichés sur le site internet sont purement indicatifs et ne constituent pas une offre de vente en ligne. Aucune commande ne peut être passée directement via le site internet. Toute prestation nécessite obligatoirement un contact préalable et l'établissement d'un devis personnalisé.

Toute commande sera réputée ferme à l’acceptation du devis ou du bon de commande mentionnant avec précision les modalités de la prestation et toutes autres indications utiles à son bon déroulement.

Les engagements pris, pour le compte de Var Organisation, par ses collaborateurs, commerciaux, agents ne lient la société que sous réserve de confirmation écrite entre le Client et la société Var Organisation.

Toute demande verbale sera assortie d'une option sur la prestation, option qui devra obligatoirement, pour être considérée comme une réservation ferme, être confirmée par le renvoi d'un exemplaire du devis ou du bon de commande accepté, avec le cachet et la signature du client. Ce document servira de contrat et devra être accompagné d'un acompte de minimum 30 % du montant total TTC de la prestation.

2.2 Livraison

Le client a la possibilité de prendre et de ramener lui-même, ou par un tiers mandaté, le matériel à ses risques et périls. Le transfert de la garde et de la responsabilité du matériel s'opère dès sa prise en charge par le Client ou par un tiers mandaté. Si le Client souhaite se faire livrer le matériel, les frais de livraison, d'installation, et de reprise lui sont facturés en supplément par Var Organisation.

ARTICLE 3 - Mise à disposition

3.1 Engagements de Var Organisation

Var Organisation s'engage à remettre au Client, au moment de la prise en charge, le matériel de location conforme aux réglementations en vigueur, notamment concernant la sécurité et l'hygiène des travailleurs et en parfait état de marche et de propreté et à faire les meilleurs efforts afin de dépanner ou de remplacer le matériel victime d'un problème technique.

Le Client reconnaît avoir reçu le matériel en bon état d’usage et d’entretien, apte au fonctionnement, avec les accessoires nécessaires, les instructions de montage, la notice d’utilisation et les consignes de sécurité, qu’il s’engage à diffuser aux utilisateurs. En cas d'absence d'un de ces éléments, il appartient au Client de le réclamer à Var Organisation avant toute utilisation du matériel.

3.2 Engagements du Client

Le Client s’engage à restituer le matériel loué dans le même état de propreté et de fonctionnement que lors de sa prise dans les locaux. A défaut, un forfait nettoyage sera appliqué au Client par la société Var Organisation en fonction du degré de salissure et de la quantité loué. Une estimation sera délivrée au client lors de la restitution dudit matériel.

3.3 Transport, livraison, réserves

Le transport, chargement, déchargement, attelage et arrimage du matériel sont à la charge et sous la responsabilité du Client, sauf en cas de livraison par Var Organisation. A défaut de réserve, lors de la prise de possession du matériel, le matériel est réputé avoir été remis au locataire en bon état d'usage et d'entretien. En cas de livraison par Var Organisation, le locataire s'engage à remettre au chauffeur Var Organisation, le cas échéant, les instructions et restrictions particulières à respecter sur le site de livraison et déchargement. En cas d'absence du réceptionnaire, Var Organisation ne pourra pas effectuer la livraison.

A défaut de réserves formulées au moment de la livraison, le Client est réputé avoir réceptionné le matériel, conforme à sa commande, en bon état et avec l'ensemble des accessoires nécessaires. Pour que les réserves soient recevables, le bien loué ne doit pas avoir été utilisé. Toute utilisation vaut réception sans réserve. L'installation, le montage et le démontage sont effectués sous la responsabilité du Client qui s'engage à prendre connaissance des règles de montage, de fonctionnement et de sécurité prescrites par la réglementation et le constructeur du matériel. L’obligation de Var Organisation se limite à la remise des notices d’utilisation.

ARTICLE 4 –Prestation de services opérées par Var Organisation pour le Client

4.1 Exécution de la prestation

Dans le cas d’une prestation de services, Var Organisation s’engage à mener à bien l’objet mentionné sur le devis.

Var Organisation se réserve le droit de modifier la prestation, en cas d’obligations ou de forces majeures, dans le respect d’une qualité égale ou supérieure et s’engage à en avertir son Client.

Le ou les Intervenants, sous-traitants de Var Organisation, sont librement choisis par ce dernier, du fait de leur savoir faire et de leurs compétences pour la bonne exécution de la prestation.

Var Organisation conserve en permanence l’autorité hiérarchique sur ses Intervenants et assume la gestion administrative et logistique de ceux-ci.

4.2 : Nature des obligations de Var Organisation

Pour l’accomplissement des prestations prévues dans l’objet du devis, Var Organisation ainsi que ses Intervenants, s’engagent à donner leurs meilleurs soins, conformément aux règles de l’art.

En aucun cas Var Organisation ne peut être tenu pour responsable d’un défaut de prestation n’étant pas sous sa responsabilité (taux de fréquentation d’une manifestation, prestation assurée par un tiers, …).

Toute au long de la mise en place des prestations prévues dans l'objet du devis, Var Organisation assure un rôle de conseiller événementiel et s'engage à apporter au Client toute son expertise et son savoir-faire en matière d'organisation d'évènements.

4.3 : Nature des obligations du Client

Le Client a obligation de contracter une assurance RC dans le cadre d'une location de matériel ou d'une prestation de service avec mise à disposition de personnel par le Client. Une copie de cette attestation d'assurance sera demandée à la validation du devis par le Client ou à défaut, elle sera souscrite par Var Organisation pour le compte du Client et engendra une facturation supplémentaire.

Le Client tiendra à la disposition de Var Organisation, toutes les informations pouvant contribuer à la bonne réalisation de la prestation et à sa mise en sécurité, au moment de la validation du devis ou au plus tard à J-10 de la date de prestation. A cette fin, le Client désigne un interlocuteur privilégié dont les coordonnées sont transmises à Var Organisation dès la validation du devis, pour assurer le dialogue dans les diverses étapes de la mission contractée.

En cas de mise à disposition du site par le Client, celui-ci a obligation d’assurer la sécurité du matériel et du personnel Var Organisation. A défaut, il devra en informer Var Organisation à la validation du devis ou au minimum à J-10 de la date de prestation afin de pouvoir mettre en place les mesures compensatoires nécessaires. En cas de manquement à cette obligation Var Organisation sera en droit de suspendre ou d’annuler la prestation pour non-respect des présentes conditions (Cf. article 7).

En cas de prestation plein air, le Client doit assurer une solution de repli en cas de conditions climatiques dangereuses ou non favorables. À défaut, Var Organisation sera seul juge de la faisabilité de la prestation et se réserve le droit de suspendre ou d’annuler la manifestation (Cf. article 7).

Si le Client prend en charge l’encadrement de certaines animations, celui-ci devra remplir une fiche d’information complète afin de renseigner les animations dont il a la charge. De fait, les animations non encadrées par du personnel Var Organisation entre dans le cadre d’une location simple et sont donc sous l’entière responsabilité du Client.

ARTICLE 5 - Les prix

Les tarifs sont indicatifs et peuvent faire l'objet de changements sans préavis. Les tarifs présentés sur le site internet sont donnés à titre purement informatif et ne constituent en aucun cas une offre ferme de vente ou de prestation de services. Seuls les prix inscrits sur devis ont une valeur contractuelle, dans la limite de validité figurant sur le devis. Les prix s'entendent hors taxes, les taxes applicables sont celles en vigueur à la date de facturation.

Le Client est réputé avoir pris connaissance et accepté le prix concerné dès émission de la commande.

Un acompte et/ou une caution peuvent être demandés en fonction de la nature de la prestation demandée.

ARTICLE 6 - Paiement, retard et défaut de paiement

6.1 Paiement

Sauf accord préalable figurant sur le devis ou le bon de commande, le règlement total de la facturation correspondant aux prestations devra être effectué sous un délai de 30 jours à compter de la date de facturation.

Toute contestation relative à la facturation devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à Var Organisation dans un délai de 7 jours suivant la date d’émission de la facture, sous peine d’irrecevabilité.

La remise de titre de paiement de quelque nature que ce soit par le Client ne sera considérée comme constitutive au paiement qu’à partir de l’encaissement effectif par Var Organisation.

6.2 Retard et défaut de paiement

Tout retard de paiement entraînera automatiquement la perception de pénalités égales à 3 fois le taux d’intérêt légal calculé sur le montant TTC de la facture, ainsi que des frais de mise en recouvrement fixés forfaitairement à 15% de la somme restant due à titre de clause pénale. A ces indemnités s’ajoutent les pénalités de retard forfaitaire de 40 € fixés par le décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012.

Le Client accepte expressément que le défaut de paiement d'une seule facture à sa date d'exigibilité ou tout impayé entraînera de plein droit la déchéance du terme pour les factures non échues et l'exigibilité immédiate de l'ensemble des créances en cours.

Les règlements s'effectuent par chèque, espèces ou virement.

Les règlements par mandat administratif sont admis dans un délai maximum de 30 jours.

Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (heures supplémentaires, consommations supplémentaires, et frais de casse...) encouru par lui ou par ses invités.

ARTICLE 7 -Annulation et résiliation

7.1 Annulation d’une prestation de services

Pour toute prestation de services se déroulant en plein air, Var Organisation prendra contact avec le Client minimum 48H avant le début de la prestation afin de faire un point sur les prévisions météo du jour de la manifestation.

En cas d'annonce de vent ou d'intempéries, une négociation sera ouverte entre les 2 parties pour définir les modalités de changement de site, de report de date ou d'annulation de l'évènement. Cette négociation portera également sur les modalités de règlement de la prestation en cas de report ou annulation.

Le résultat des négociations sera mis par écrit et validé par les 2 parties.

Dans tous les cas, Var Organisation conseille aux organisateurs / clients de contracter une assurance annulation pour pallier ce risque.

Il est rappelé qu'il est du devoir du Client de s'assurer de disposer d'un lieu de repli en cas de manifestation plein air (article 4.3).

Le Client qui souhaite annuler une prestation de service pour quelque motif que ce soit devra se rapporter au barème suivant (sauf négociation contraire adoptée par les 2 parties) :

-De la date de validation de devis à 15 jours ouvrés avant la date de prestation : 40 % du montant total TTC de la prestation est dû.
-De 15 à 7 jours ouvrés avant la date de prestation : 60 % du montant total TTC de la prestation est dû.
-De 7 à 2 jours ouvrés avant la date de prestation : 80 % du montant total TTC de la prestation est dû.
-A moins de 2 jours ouvrés de la prestation : 100 % du montant total TTC de la prestation est dû.

Var Organisation se réserve le droit de retarder, de suspendre ou d'annuler une prestation si elle juge que des éléments extérieurs non résultant de son fait (climat, environnement dangereux, règles de sécurités non respectées, troubles à l'ordre public...) sont de nature à mettre en danger le public et son personnel tout en réclamant le règlement intégral de la prestation.

7.2 Annulation d’une location

Le Client peut annuler sa location jusqu’à 48H avant la date de début de location sans être redevable de la totalité de la somme mentionnée sur le devis. Au-delà de ce délai, le Client sera redevable de l’intégralité de la somme mentionnée sur le devis, sauf accords écrits passés entre les 2 parties.

Pour toute annulation de location, les sommes déjà perçues Var Organisation (acomptes) lui demeureront acquises, sauf stipulations contraires.

7.3 Résiliation

Tout manquement de l’une des parties aux obligations des présentes conditions pourra entraîner la résiliation de plein droit du contrat après mise en demeure d’exécuter par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse, sans préjudice de tout dommage et intérêt.

ARTICLE 8 - Caution

Une somme forfaitaire du montant de la valeur à neuf du matériel loué appelée Caution sera exigée au départ de toute location sauf autres dispositions mentionnées sur le devis ou le bon de commande. Elle a pour objet de garantir Var Organisation contre toute inexécution par le Client de ses obligations et contre toute perte, vol, dommage, détérioration pouvant survenir au matériel loué. En aucun cas le Client ne pourra arguer du dépôt de la caution pour se soustraire au règlement du prix de la location et/ou au règlement du prix relatif à une prorogation de la durée de location. De façon générale, cette caution sera conservée par Var Organisation pendant toute la durée de la location et jusqu'à encaissement définitif du titre de paiement présenté. En cas de dommage et/ou de perte ou de vol, elle sera conservée jusqu'au remboursement de toutes sommes dues et notamment de tous frais et/ou règlement de toute indemnité que le Client, un tiers ou l'assurance concernée pourra lui devoir. Elle sera restituée en tout ou partie ou le cas échéant restera acquise, après imputation des sommes restant dues. En cas de perte ou de vol du matériel loué, si celui-ci est retrouvé avant l'expiration d'un délai de 60 jours, le nombre de jours écoulés entre la date de retour prévue sur contrat et celle de la restitution effective du matériel est à la charge du Client et imputable sur la caution sans préjudice des règles applicables en cas de dommage. Au delà de ce délai, la caution restera acquise à Var Organisation. Si, au moment de la prise en charge, aucune caution n'a été versée, le Client s'engage en cas de dommage survenu au matériel loué à rembourser à Var Organisation la valeur de réparation dudit matériel, et en cas de vol ou de perte à régler à Var Organisation les sommes précitées.

ARTICLE 9 - Assurance

Le Client a l’obligation de contracter une assurance couvrant le matériel loué ; il a la possibilité de contracter cette assurance auprès de Var Organisation: tarifs et modalités sur consultation, ou de contracter une police d’assurance de son choix adaptée à la location de matériel ; dans ce cas, le Client devra obligatoirement fournir une attestation d’assurance à Var Organisation.

Le Client doit déclarer tout sinistre dans les 48 heures par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à Var Organisation ; en cas de perte, vol ou disparition, il est tenu de déposer les plaintes nécessaires auprès des autorités de police en place dans les 48 heures ; il devra fournir dans les meilleurs délais copies de ces plaintes à Var Organisation. L’indemnisation du matériel loué s’ouvre en valeur de remplacement à neuf (ou son équivalent) suivant le prix public conseillé du constructeur.

Var Organisation déclare souscrire une RC professionnelle au titre de son activité. Une attestation d'assurance sera fournie au Client sur simple demande.

ARTICLE 10 - Responsabilité du Client en cas de sinistre

A - Bris.

Retour d’un matériel en mauvais état : bris de machine. Le Client est responsable de l’utilisation du matériel loué et de tous les dommages subis par ce matériel jusqu’à ce que celui-ci soit examiné au retour par notre service Logistique. Dans le cas où serait détectée par notre service Logistique une avarie sur le matériel à son retour, le montant des réparations sera facturé au Client sans limite de montant. Var Organisation se réserve le droit de facturer au client les journées d’immobilisation du matériel dans le cas où la durée de réparation excéderait 10 jours ouvrés. Dans ce cas, les journées d’immobilisation seraient facturées aux mêmes conditions tarifaires que le contrat initial. Dans tous les cas, si le matériel n’est pas réparable, le Client s’engage à le rembourser à Var Organisation en valeur à neuf prix public.

B – Vol.

Non restitution d’un matériel dans les délais fixés au contrat de location. Var Organisation ne propose pas d’assurance couvrant le matériel contre le vol ; c’est pourquoi le Client a l’obligation et la responsabilité de prendre une assurance couvrant le risque de vol garantissant la valeur à neuf du matériel loué. Si le montant du vol dépasse la couverture de l’assurance souscrite par le Client, la différence est à la charge de ce dernier.

En cas de vol, le Client à l’obligation :

d’effectuer une déclaration à Var Organisation dans les 48 heures par LR avec AR, il devra formuler toutes les réserves nécessaires et porter plainte auprès des autorités de police dans les 24 h suivant le sinistre. Il devra fournir dans les meilleurs délais les originaux de cette plainte à Var Organisation.
de rembourser à Var Organisation dans les 5 jours suivant le sinistre ledit matériel en valeur à neuf suivant le prix public conseillé du constructeur.

En cas de non remboursement du matériel volé dans les 5 jours suivant le sinistre, la location de celui-ci continue toujours jusqu’au paiement intégral du matériel volé. Le non-remboursement du matériel volé donne lieu automatiquement à un nouveau contrat de location. Celui-ci démarre à compter de la date de fin du précédent jusqu’au paiement intégral du matériel volé. Le tarif appliqué pour ce nouveau contrat sera aux mêmes conditions commerciales et le taux de remise sera identique au contrat précédent. Le dégressif sera applicable pour la durée du nouveau contrat de location.

ARTICLE 11. Responsabilité de Var Organisation

Var Organisation n’a pas connaissance des projets de ses Clients dans le cadre d’une location et n’a pas l'obligation de vérifier le choix de son Client sur la faisabilité et la compatibilité du matériel/des animations à son projet de sorte que sa responsabilité ne saurait être engagée à cet égard.

Si la responsabilité de Var Organisation est établie, elle se limite à sa prestation de location de matériel et pourra donner lieu, dans tous les cas, au remboursement du prix de la location concernée. Au-delà de ce montant, le Client renonce à tout recours contre Var Organisation.

ARTICLE 12. Responsabilité du Client

Le Client s'engage à restituer à ses frais les matériels à Var Organisation à la date prévue sur le contrat. Il s'interdit de garder le matériel loué au-delà du délai de location prévu sans l'accord de Var Organisation. Il s'engage à rendre le matériel loué dans les locaux de Var Organisation prévu à cet effet pendant les heures ouvrables, sauf si la location prévoit le transport par Var Organisation. Dans ce dernier cas, le Client reste responsable du matériel jusqu’à sa reprise par Var Organisation, matérialisée par la signature d’un Bon de Retour, et cela même si Var Organisation est dans l’impossibilité de respecter l’horaire de reprise souhaité par le Client. Le Client s'oblige formellement à ne laisser utiliser le matériel loué que par des personnes compétentes et s'en porte garant. Le Client s'interdit d'utiliser le matériel dans des circonstances l'exposant à des risques aggravants éventuels (aériens, maritimes, sous-marins, souterrains, haute montagne, conflits sociaux, mouvements populaires, conflits armés, catastrophes naturelles, …). Il s'interdit d'impliquer le matériel dans le déroulement de mises en scène prévoyant des dommages matériels, de transférer le présent contrat, le vendre, hypothéquer, le mettre en gage ainsi que tout l'équipement ou accessoire. De façon générale, le Client s'interdit de traiter le matériel de manière à causer préjudice à Var Organisation. Le Client s'interdit d'engager des réparations de toutes sortes sans l'accord préalable de Var Organisation. Si le Client, après autorisation de Var Organisation, fait procéder à des réparations, elles doivent faire l'objet de facture détaillée et acquittée accompagnée des pièces défectueuses pour pouvoir prétendre à remboursement.

ARTICLE 13 - Force majeure

La responsabilité de Var Organisation ne peut être engagée en cas de force majeure ou de cause étrangère. Sont considérés ou assimilés à des cas de force majeure les cas de lock-out, d'arrêt de travail, de grève, de vandalisme, d'incendie, d'inondation, de catastrophe naturelle, de guerre ou conflit armé.

ARTICLE 14 - Validité

Toutes modifications apportées aux présentes Conditions Générales sont nulles et sans effet si elles ne sont pas consignées par écrit et validées par la signature d'un représentant de Var Organisation.

ARTICLE 15 - Droits applicable

Les présentes conditions générales sont régies par le droit français. En cas de contestation sur son interprétation ou son exécution, les tribunaux de Toulon sont seuls compétents. Cette attribution de compétence apparaît également en matière de référé.